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频繁发送邮件失败被退信,如何避免成为垃圾邮件?

邮件发送失败和被退信原因

可快速判断的原因

附件过大,超过5M。

收件人邮箱地址存在书写错误或失效情况。

邮件包含敏感词汇。

收件失败的原因和解决方案

A: 邮件投递失败,收件人邮箱不存在或错误

返回关键字: no such user, unknown, illegal alias, account inactive, user not found, Invalid, unavailable, recipient, not a valid, mailbox, cannot be delivered, unable to relay

解决方法: 核对收件人的邮箱地址是否正确,确认无误后重新投递邮件即可。

B. 对方邮箱已满,无法接收新邮件

返回关键字: quota, over, exceed, hard limit, exceeding, storage allocation.

退信原因: 对方邮箱已达到存储空间上限,无法接收新邮件。

解决方法: 建议使用其他方式联系收件人,待其清空邮箱腾出空间后发送新邮件。如果非常紧急需要发送邮件,可以先通知收件人清理一些邮件,然后再发送。

C. 邮件过大,造成接收方服务器拒收

返回关键字: message too large, exceeds server limit, attachment size limit.

退信原因: 邮件大小超过了接收方服务器的限制。

解决方法:

尝试压缩附件的大小,或者将大的附件上传至云端,然后在邮件中提供共享链接。

如果必须发送大文件,可以使用文件传输服务或FTP(文件传输协议)。

D. 收件方邮件服务器无法被解析或不存在

返回关键字: host, unknown, not found,bad host,domain syntax,unreachable, connection refused.

退信原因: 收件方的邮件服务器存在错误或无法被正确解析,导致投递失败。很多情况下是由于@符号后面的主机名或域名有误,或域名已过期/被抢注。

解决方法:

仔细核对收件人邮箱地址中@符号后面的主机名和域名是否正确,避免拼写错误或多余的字符等。

确认收件人是否仍在使用该邮箱,并与其联系确认问题。

E. 邮件无法投递:收件人邮箱帐号无效

常见关键词: disabled

退信原因: 收件人的邮箱帐号不可用,可能是被冻结、删除等原因造成的。

解决方法: 用其他方式联系收件人,获取他们的常用邮箱,然后重新发送邮件。

F. 发送失败:对方拒收邮件

返回关键字: not welcome、content rejected、message blocked、recipient reject.

退信原因: 发送的邮件被收件人拒绝,可能是因为收件人限制了发送给他们的邮件,或者邮件不符合收件人所在服务器的要求。

解决方法:

控制邮件大小,避免过大,以免被收件人的过滤器拦截。

确认收件人邮箱是否正确,或尝试使用其他邮箱发送邮件。

如果需要紧急发送邮件,请先通过其他方式联系收件人,确认其能够接收您的邮件。

G. 发送失败:连接超时

返回关键字: connection timed out

退信原因: 可能由于网络连接不稳定或存在问题,导致无法连接到收件人的服务器。

解决方法:

首先检查网络连接是否正常,并确保设备已连接到互联网且网络速度稳定。

尝试重新启动设备或重置网络设置,以解决问题。

若无法解决问题,联系网络管理员或互联网服务提供商获取帮助。

H. 发送失败:被识别为垃圾邮件

返回关键字: spam, spammers

退信原因: 邮件被收件人的垃圾邮件过滤器拦截,可能是因为邮件内容或发送者被认为是垃圾邮件或垃圾邮件发送者。

解决方式:

尝试修改邮件内容和主题中的文字描述,避免被识别为垃圾邮件。

可以使用一些更加常见的短语,如“您好”等。

避免使用过多的大写、感叹号和垃圾邮件常用的词汇。

将邮件发送给目标客户,而不是大量无关人员。

如何避免成为垃圾邮件?

发送日志显示「发送失败」,原因为“垃圾邮件”:说明邮件被邮件服务器直接拒绝;

发送日志显示「发送成功」,但邮件在收件人的垃圾箱:说明邮件被邮件服务器接收,但被分到了用户的“垃圾邮件”箱。

认识垃圾邮件

垃圾邮件是指未经用户许可就发送到用户的邮箱中的任何电子邮件,包括但不限于以下类型:

收件人未曾要求或同意接收的广告、电子刊物、各种形式的宣传品等宣传性质电子邮件;

收件人无法拒收的电子邮件;

包含虚假信息源等信息的电子邮件;

包含病毒、恶意代码、色情、反动等不良或有害信息的邮件;

对用户的价值较低且用户频繁收到,使用户不堪其扰的邮件。

优化邮件主题

1)制作一个吸引人的主题: 请努力提高吸引力,激发好奇心! 邮件服务器会考虑收件人的行为,例如他们是否打开邮件。一个吸引人的邮件主题不仅可以提高打开率,还可以提高收件人对你的好感。

2)避免敏感词汇: 避免过于夸张的符号、营销用语(如“免费”)、高频使用大写字母等,避免成为收件箱中的不受欢迎的邮件。

3)保持简短: 确保大多数收件人可以完整看到邮件主题、摘要的全部内容。

4)添加主题变量: 在大规模发送邮件时,可以添加变量,例如智能替换个性化姓名、公司等字段,以减少邮件主题的重复性并降低邮件服务器的拦截率。

优化邮件内容

不包含非法、营销或广告内容 不要发送您自己都不想收到的邮件,这是发邮件的基本规则。

1)发送人们喜欢和想看的内容 你的订阅者想从你的邮件中获取什么?他们关心什么?怎样才能更紧密地与他们联系?

2)避免或减少敏感词汇 例如政治敏感词汇,如国家、军队等,以及促销敏感词汇,如“免费”、“立即点击”等。也要避免使用大量符号。如果需要发送网址,请尽量使用短链接。

3)降低图片比例 不要使用过多的图片,也不要只使用一张图片而没有文字。

4)邮件附件类型 PDF格式是最好的选择,其次是图片、word和excel格式,最后是压缩文件(rar、zip),因为邮箱服务器难以判断其安全性,为保护用户,通常会标记为垃圾邮件。

优化群发策略

1)发送有针对性的邮件

不要随意发送邮件,避免打扰收件人,被标记为“垃圾邮件”会影响你的邮箱信誉度。 最好的方案,是让收件人主动订阅你的邮件,或者发送更加定制化与收件人相关的邮件。可以在网站/官微上设置留资表单,或者在感谢信/反馈中加入订阅链接,引导收件人订阅你的邮件。

2)测试邮件服务器的反应

在正式发送前进行测试,测试不同的邮件服务器对你的邮件的反应,把邮件发给主流的邮件服务商(gmail, outlook等)。如果测试邮件被放到了垃圾箱,那么正式发送时也可能会这样。需要检查你的邮件内容,找出问题所在。

3)进行A/B测试

A/B test功能,同时设置多个邮件版本,自动识别并发送最优,持续优化营销效果。

注意,一旦被邮件服务器认为是垃圾邮件,就很难改变。

更重要的是,邮件会被收件人长期保存,影响他们对你/公司的印象。 

一封精心设计的邮件,可能比千言万语更有力量。