我们在做外贸工作的过程中经常会遇到一些货期延迟的事情，今天就用一个案例来教大家来如何应对。

某个老客户，在三月十号下了一个订单，单量很可观，合同要求四月十号出货，并且强调这批货非常着急，因为要赶着产品上新，在当地其他渠道的安排已经就绪，就等着货到了。由于天气等不可抗力的原因，工厂生产原料没有及时到场，厂房还一度进水，考虑到安全运作，很多机器都被迫停机，生产进度被搁置。预计月初才可以正常运行，但是车间经理告知货期需要延迟10天左右，我们该如何跟客户解释？

首先我们先对这个案例的重点进行剖析：

客户是老客户，已经有过稳定的合作，有一定的信任基础

知道客户很急并且知道客户很急的原因

拖延原因是天气不可抗力因素导致

拖延时间10天

通常，货期的延迟原因分为几大类：

1、客户本身原因：确认样板，细节，付款拖沓导致延误

2、工厂本身原因：材料供应不及时，工人工资拖欠或招不到人导致生产力降低，或内部管理混乱导致排单计划变更，质量不过关导致返工

3、不可抗力因素：自然灾害和天气问题以及政府监管措施造成的影响之类

这次的案例属于第三种不可抗力因素，实话实说客户也能理解。只不过客户强调的新品发布的时间可能会因为货期延误而拖延，整个计划都需要被延期，客户会比较恼火。

我们可以这样回复邮件：

Dear xx,

We are sorry to inform you that we are unable to ship as scheduled.

第一句话要开门见山，直奔主题，不要再扭扭捏捏弯弯绕绕，直接说很抱歉的通知你，我们的货没有办法按照约定时间运出。

The delivery date will be delayed about 15 days due to the rough wearther last end of month. We are now trying every possible effort to expedite & finish it around 22nd April.

这一段有几个重要的点需要注意。

1、虽然工厂说会延期10天，但是我们跟客户说的时候一定要给自己久一点余地，要在工厂给的时间再多说几天。同时我们也要紧盯生产，要尽力在10天内提前完成。

2、先简单的说一下延迟发货的原因，一般客户都不会关心原因，他们只想知道到底什么时候才能出货。

We sincerely apologize for this inconveniences caused as you have mentioned you need to catch up with the coming launch. You can refer to the news from *** and get to know more about the heavy rain screwed up the material supply, production, the transportation and so on.To make sure about the security of the whole factory including the staff safety and the machine running, we have to stop working those few days.

再次道歉并且解释具体的原因，如果外网对这次恶劣天气有报道可以附上新闻链接，如果没有的话就简单的描述一下。

我们在解释原因的时候一定也要说到我们的停工是为了确保员工的安全和机器的运作安全性，这些对于国外客户是至关重要并且完全可以理解的，尤其是欧美的客户。

但是我们也有时候会遇到一些不太讲道理的客户，我们也需要讲清楚延误交货的原因是不可抗力，我们也没有办法控制，并且请求得到原谅。

The reason leads to the delay of production is really beyond our control.Considering your launch is extremely urgent, can you please advise if you can allow partial shipment by air first and the remaining to be shipped by sea.

因为客户对这批货要得很急，我们可以建议客户分批出货，一批货走空运一批货走海运。

Much appreciated for your kind understanding on this and we will keep you updated.

最后要感谢客户的理解，并且承诺会将事情的进展实时汇报给他。

我们可以根据客户的反应来做进一步的打算，比如给客户空运的费用一定的折扣等。

在安抚客户的同时，我们一定要继续给工厂压力让工厂尽快出货，也要保证质量不打折。但是这些细节不必跟客户去说，因为客户会担心质量，也会同时给我们压力。我们只要保证尽全力赶工就可以了。