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国际商务信函英文写作教程

国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂,一封完整的英文商贸信函可以包括 13 个部分:

1、信头(The Letter Head);

2、案号和日期(The Reference and Date);

3、封内地址(The Inside Address);

4、经办者行(The Attention Line);

5、称呼(The Salutation);

6、事由行(The Subject Line);

7、信的正文(The Body of Letter);

8、结束礼词(The Complimentary Close);

9、签名(The Signature);

10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);

11、附件(Enclosure);

12、抄送(Carbon Copy Notation);

13、附言(Postscript)

在这十三项中,有些项目,如 4、10、11、12、13 项在相互传递信息时,如无必要,可以省略;其他项目,在正式交往的商业书信中是不能省略的。


一、格式

国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具,在打字、书写时应遵循国际上 往来信函的通用格式,不可按自己的习惯任意为之。现在国际商业书信通用的排列 格式主要有三种:齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。


1、齐列式。除信笺上部已印好的信头外,凡用打字机打出的部分均自 信笺的左线边缘向右打出,各行左缘起始处完全排齐,因而称为齐列式,采取这种格式既便于打字,又整齐美观,是现今最通用、最流行的英文书信格式。


2、缩行式。用缩行式排列的信函,其主要特点是:日期排在信笺的右上方;封内地址,按昔日习惯,下一行要比上一行往右缩进 2~3 个字母,但现代书信也常按齐列式 沿左线边缘排齐;信的正文,每段开头大约向后缩进 3~5 个字母,一般与称呼行 Dear 后称呼排齐。


3、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点,大部分项目按齐列式 格式排列,但日期和结束礼词的排列同于缩行式,即日期可置于信笺右上方,结束礼词放在正文下的右边或居中,事由行多与左线边缘排齐,但也可居中。


二、信封的写法

在寄往国外信函的信封上,书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置,都不同于国内信封的写法,其主要特点是:


1、寄信人姓名、地址写在信封的 左上角,商贸机构所用的信封,通常已在左上角印好寄信人地址;


2、收信人姓名地 址写在信封中央偏下位置,现在的流行写法,除缩略语外,已不用标点符号;


3、邮票贴在信封右上角,现国外来函大多已在右上角印妥邮资;


4、寄信人和收信人姓名、 地址现多用齐列式,也可用缩行式。其排列顺序与汉语相反,先写姓名,后写地址, 写地址应由小至大,即先写机构名称,依次写门牌、街道城市名、州(省)名及邮 区代号,最后写国名;


5、关于信件类别,投递方式及其他事项说明,写在信封左边寄信人地址下,或写 在 左 下 角 。 如 怀 疑 信 件 能 否 送 交 收 件 人 , 可 在 信 封 最 下 缘 标 明 “ IFUNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意为“无法投递,请退交……”

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